Dentro do projeto central do Lean são desenvolvidos vários outros projetos. Na TW os resultados são visíveis, como nos três projetos que já foram concluídos na matriz: Ocorrências, HSE e Financeiro.

Projeto Ocorrências 

O projeto de Ocorrências tem como objetivo reduzir os registros de ocorrências de falta de mercadorias. Depois de uma análise das unidades que eram mais impactantes no IEO - Indicador de Eficiência Operacional, foi definida a ordem de implantação do projeto, que iniciou pela unidade CIO da matriz em Carazinho, em fevereiro deste ano. Foi criado um método para conferir se os funcionários estavam fazendo a conferência eletrônica de forma correta. A ideia era verificar a qualidade dessa conferência, pois era nesse momento que ocorriam muitos erros de execução. Através da filosofia Lean foi criado um acompanhamento sobre as ocorrências e os resultados foram surpreendentes. 

A meta era reduzir em 80% as faltas de mercadorias de responsabilidade da unidade CIO no período de fevereiro a dezembro de 2021, número que foi ultrapassado já no primeiro mês de implantação (84%), chegando a marca de 94% em maio. Como o resultado positivo se manteve estável durante os 4 meses de execução, esse projeto foi finalizado com antecedência na matriz e deve ser estendido para as unidades de Porto Alegre, Montenegro e Novo Hamburgo. Para a líder do projeto Ocorrências, Priscila Marafiga, foi um grande desafio esse trabalho, já que a unidade CIO de Carazinho tinha um impacto significativo no total de ocorrências de faltas de mercadorias registradas pelas unidades TW. Mas, segundo ela, com o engajamento dos integrantes do projeto e o apoio dos colaboradores que atuam no CD, foi possível atingir o objetivo: “no início do projeto tínhamos uma média de mais de 200 ocorrências registradas pelo CD e hoje contamos com uma significativa redução dos registros, onde tivemos como consequência uma conferência eletrônica mais assertiva." As ações criadas e estruturadas com foco e base na metodologia Lean, permitiram atingir já no primeiro quadrimestre do ano o resultado projetado para Dezembro de 2021. As questões tratadas neste projeto tiveram impacto direto no comportamento IEO.

Projeto Financeiro 

O projeto Lean do financeiro começou a ser executado em agosto de 2020 e encerrou em fevereiro deste ano. Esses seis meses de execução representaram uma forma de fazer mudanças, contemplando a participação de todos, a inclusão de toda a equipe nos processos. Isso gerou um comprometimento maior dos colaboradores, mais sinergia nos processos implementados e agregou muito para o crescimento da equipe como sendo "um". Já para a empresa, o projeto atingiu o objetivo de forma muito eficiente. Houve uma redução de cerca de 10 mil reais por mês em despesas. Para a superintendente financeira da TW, Elizabete Salgado, esse resultado “é de brilhar os olhos”. Além dessa economia gerada através da implantação da metodologia Lean, o projeto também deu mais segurança e rapidez na geração da informação. “Nossos colaboradores hoje processam a informação em menos de duas horas, com exatidão nos cálculos, esse trabalho para se ter ideia demorava mais de uma semana para ser realizado e ainda era passivo de erros por ser manual'', relata Elizabete. Uma grande conquista para a empresa, que segue com a redução de custos, com saúde financeira, o que é vital para qualquer companhia, mas sempre mantendo a qualidade do serviço prestado. “Uma empresa que não promove e não trabalha olhando a qualidade e o custo não tem continuidade, perde clientes e se torna pesada”, ressalta Elizabete. 

Projeto HSE 

As reuniões do comitê do projeto HSE iniciaram em agosto de 2020, com um grupo cheio de ideias e muito gás para buscar inovação nos processos da área de Segurança do Trabalho. O objetivo do projeto era informatizar a entrega de EPI’s e de uniformes, o que antes era feito de forma manual, e ter um controle mais efetivo de estoque em todas as filiais da empresa. As mestas desse projeto eram implantar a gestão e o controle de estoque em todas as filiais TW até março deste ano e registrar 90% das entregas de uniformes e EPI’s, além de coletar a assinatura em formato digital. “No início da rodada da implantação sobre o registro de entregas de forma automatizada passamos de 0 a 92% em fevereiro, 97% em março e fomos para 98% em abril, e sobre o gestão e controle de estoque no mês que encerramos o projeto nosso resultado foi de 90,8%”, conta a coordenadora do projeto HSE, Taline Basanella. Com os resultados positivos, o projeto foi finalizado antes do prazo previsto. 

Houve um maior controle das entregas de EPI’s e uniformes, com a automatização do processo que inclui a assinatura digital das fichas de EPI’s, minimizando qualquer impacto legal. As consultas das entregas e a retirada do material passaram a ser feitas em tempo real, possibilitando um controle mais eficiente do estoque, reduzindo assim os gastos desnecessários. Com as informações já prontas e sistematizadas para envio ao Esocial, não será necessário criar um novo processo, que entra em vigor em breve. “Estes resultados conquistados em tão pouco tempo mostram o quanto vale a pena investir em metodologias como Lean para melhoria dos processos internos de uma empresa, utilizando o próprio capital intelectual interno, agregando valor, inovação e maior rentabilidade para a TW”, salienta Taline. 

No caminho certo 

Nesses projetos foram trabalhados desperdícios que não agregavam valor ao serviço e interferiam negativamente nos processos. O trabalho realizado e as padronizações feitas através desses projetos estão relacionados diretamente a qualidade do serviço oferecido ao cliente e percebido por ele. Para a líder do projeto central do Lean, Ana Milani, “as questões tratadas nestes projetos traduzem o objetivo do Lean na sua essência, que é a otimização de custos, redução de tempo e desperdícios com foco sobretudo na satisfação do cliente”. 

O encerramento desse ciclo de projetos na matriz é uma prova de que o trabalho desenvolvido através do Lean está tendo o engajamento de todos os envolvidos, com o respaldo da direção da empresa.